Quante volte ci sentiamo dire, non solo in ambito professionale: “Non mi basta mai il tempo, mi servirebbero giornate da 36 ore”. In ogni contesto, pianificare è la chiave per valorizzare il tempo. Perché quest’ultimo è l’unico bene che non possiamo richiedere indietro, che migliora o peggiora le nostre aspettative e i nostri progetti. Usare bene il tempo è uno dei segreti della moderna organizzazione professionale e personale.

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Pianificare, una disciplina vera e propria

Partiamo con l’assunto di base che non c’è disciplina che non si possa imparare, con costanza e applicazione. Ma dobbiamo in primis aver presenti quali sono le nostre priorità. Anche personali, perché non dobbiamo mai dimenticare che nella gestione del tempo la dimensione del nostro quadrante di attività familiari, amicali, sportive e via dicendo è fondamentale. Ma su questo ci torneremo in chiusura.

In un certo senso, possiamo dire che conoscere noi stessi ci permette di conoscere e gestire il nostro tempo al meglio. Se abbiamo chiari dinanzi a noi i nostri obiettivi, gli strumenti e le tempistiche per raggiungerli possiamo allora iniziare a costruire una pianificazione del nostro tempo.

Pianificare, in un certo senso, è dare un ordine e una sequenza operativa a ciò che dobbiamo e vogliamo fare, nel tempo e con gli strumenti con cui vogliamo farlo. E per ora ci concentreremo sul ”time management” legato ad una dimensione professionale. Fissiamo alcuni paletti da cui partire e a cui guardare nel costruire il nostro “time plan”:

  • Di quante ore giornaliere abbiamo bisogno per fare determinate cose?
  • Quanto dobbiamo riposare prima di tornare efficacemente operativo?
  • Quando siamo più produttivi?
  • Quanto tempo vogliamo e dobbiamo dedicare a noi stessi?

Domande che di primo acchitto appaiono di semplice risposta, ma che se indagate a fondo nascondono insidie notevoli. Specie, ad esempio, in fatto di sottovalutazione di alcuni aspetti, come la nostra resistenza o capacità di mantenere la concentrazione per tempi molto lunghi.

Se non rispondiamo con onestà intellettuale e rigore metodologico a queste domande, pianificare diverrà non solo inutile ma anche dannoso, perché interpreteremo ogni ritardo nella tabella di marcia come una procrastinazione negativa, come un danno alle nostre attività.

Meglio dunque dire a noi stessi che possiamo lavorare sotto pressione per 5 ore, ad esempio, e quelle 5 ore usarle tutte in maniera produttiva, piuttosto che raccontarci di poter o saper lavorare 8 ore senza interruzione. E poi non riuscirci, con la frustrazione che ne consegue.

Dominare il flusso tramite obiettivi SMART

Pianificare significa dominare il flusso di azioni e informazioni di cui la nostra giornata è investita ogni volta che suona la sveglia al mattino. Significa non farsi sopraffare degli impegni e dalle commesse da rispettare. E per far questo dobbiamo in primis stilare una serie di obiettivi cosidetti SMART: ovvero Specific (Specifici), Measurable (Misurabili), Achievable (Raggiungibili), Realistic (Realistici),Time-Based (Temporizzabili).

In sostanza, dobbiamo poter individuare facilmente, misurare scientificamente, raggiungere e programmare i nostri obiettivi. Diversamente, in caso di mancanza di uno solo di questi parametri, le cose risulteranno assai più complesse.

Pianificare tramite “priority list

to do list

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Uno stratagemma assai utile per mettere nero su bianco gli obiettivi e pianificare il nostro tempo è quello di stilare una lista.Carta e penna in mano, obiettivi in testa: scriviamo gli obiettivi e utilizziamo il metodo delle 4D.

Un metodo che ci permette, una volta messe nero su bianco le priorità, di analizzarle in maniera specifica e comprenderne gli aspetti e le ricadute sul nostro tempo. Un metodo semplice ma straordinariamente efficace. Dividiamo le priorità in:

  • Delete: attività che se cancellate non influiscono in modo significativo sull’ottenimento del risultato
  • Delegate: attività che se delegate ad altri possono impattare positivamente sul tempo
  • Defer: attività che possono essere rinviate seguendo una precisa valutazione del tempo e delle scadenze
  • Do: attività non alienabili né rinviabili. Sono le priorità assolute e vanno fatte ora.

Esiste quindi un modo per organizzare il proprio tempo e strutturare una routine manageriale efficace, senza rincorrere mai le cose da fare. Risulta infatti utile darsi delle ”scadenze”, in base alle quali orientare l’ordine delle cose da fare che abbiamo inserito nella priority list. Dalla più urgente, in ordine di scadenza, a quella più lontana.

Tempo per noi, l’equilibrio è decisivo

La promessa va mantenuta sempre, specie quando ci si confronta su argomenti così delicati. E quindi torniamo, per concludere, a quanto annunciavamo all’inizio: non perdere mai di vista il tempo personale. Ciò che facciamo per noi: sport, un caffé con gli amici o una passeggiata al mare con chi vogliamo. Infatti qualsiasi pianificazione che non tenga conto del “tempo per noi” è destinata, prima o poi, a scontare una battuta d’arresto. Perché in ogni pianificazione è decisiva la ricerca dell’equilibrio fra lavoro e vita privata. Se una delle due dimensioni prende il sopravvento sull’altra si andrà incontro a due conseguenze: burnout in caso di squilibrio verso il tempo dedicato al lavoro, obiettivi mancati in caso di prevalenza del tempo libero su quello lavorativo.

 

Barbara Pescatori, presidente di Think UP. Da circa 25 anni nella Event Industry come organizzatrice di grandi eventi a carattere nazionale e internazionale. Si occupa di pubbliche relazioni, gestione aziendale, consulenza alle imprese, project management, marketing e comunicazione.