Il Project Manager è un professionista oggi sempre più richiesto negli ambiti i più diversi. Ma chi è e cosa fa il Project Manager? Il PM, così possiamo chiamarlo per semplicità, ha il compito di pianificare, organizzare, coordinare e monitorare l’intero ciclo di vita di un progetto. Il suo ruolo e la sua figura sono fondamentali in qualsiasi tipo di progetto, poiché il successo del progetto dipende in gran parte dalla competenza del Project Manager. Dalla sua esperienza e dalla sua capacità di far girare il progetto in maniera ottimale.
Variabili, risorse e budget: cosa fa il Project Manager
Il ruolo del Project Manager è strutturato, complesso e per questo assai impegnativo; il suo compito primario è tenere sotto controllo diverse variabili, tra cui:
- Lo scopo del progetto
- Le risorse necessarie
- Le scadenze
- Il budget
- Gli stakeholder
- I rischi.
L’obiettivo principale del PM è garantire che il progetto sia completato con successo, ma sempre nel rispetto dei requisiti e delle norme di qualità. Quello del rispetto dei parametri è un caposaldo imprescindibile per un buon Project Manager, un obiettivo che non si può mai disattendere.
Progetto, obiettivi e indicatori di successo
Andiamo più nel dettaglio e cerchiamo di analizzare gli elementi chiave di questa attività; in primis il Project Manager deve definire il progetto e definire i suoi obiettivi e gli indicatori di successo. Gli indicatori di successo di un progetto possono essere moltissimi e di varia natura, ovviamente variabili in relazione al progetto stesso. Ma ce ne sono alcuni che sono universalmente riconosciuti:
- grado di soddisfazione dell’utente
- rispetto delle tempistiche
- qualità del lavoro svolto
- efficacia degli strumenti utilizzati
- capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati
La soddisfazione dell’utente
Questo indicatore misura il grado di felicità e apprezzamento degli stakeholder e degli utenti finali del progetto. Le metriche sono molte, ma ad esempio come il numero di feedback positivi ricevuti e il tasso di interazione degli utenti può dirci molto in tal senso.
Il rispetto delle tempistiche
Questo indicatore misura il grado di rispetto delle scadenze e del tempo dedicato alle attività del progetto. Rispettare le tempistiche è fondamentale e questo lo si fa, in maniera assoluta, monitorando le tempistiche del progetto e pianificando così da gestire al meglio le risorse e formulare un piano d’azione che garantisca il successo del progetto.
La qualità del lavoro
Questo è un altro importante indicatore di successo di un progetto; esso misura l’efficacia del lavoro svolto, la precisione nell’esecuzione e la correttezza nei processi di acquisizione e di presentazione delle informazioni.
L’efficacia degli strumenti utilizzati
Questo è un indicatore di successo da non sottovalutare; un’analisi attenta dei dati, una progettazione accorta e la scelta dei migliori strumenti sono essenziali per il successo del progetto. usare gli strumenti adatti e usarli bene è garanzia di velocità e di efficacia in un progetto. Due elementi che come detto sopra sono il passaggio fondamentale per un’attività di Project Management di successo.
Pianificazione, budget e esecuzione
Nel nostro breve viaggio alla scoperta di chi è e cosa fa il Project Manager, non può mancare la pianificazione. Il PM deve pianificare le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto, così da avere di fronte a sé un calendario preciso ed efficace delle tappe da percorrere e delle azioni da mettere in campo.
C’è poi il capitolo clou, il cuore pulsante di ogni attività progettuale ovvero il budget. Il budget serve per definire il quadro di spesa e stabilire le risorse necessarie per completare il progetto con successo, identificare le risorse necessarie come il personale, le attrezzature e il tempo. Insomma, tutto ruota intorno al budget. E avere un budget ben costruito e soprattutto sostenibile è fondamentale.
Al Project Manager, che come vediamo è figura trasversale, corre l’obbligo di organizzare e coordinare gli sforzi e le attività del team per portare avanti il progetto. Il che porta con sé la definizione di ruoli e responsabilità, oltre che di un piano di lavoro dettagliato e aderente a budget e pianificazione. Deve tenere sotto controllo le scadenze, il budget e il progresso del progetto. Oltre ad individuare e gestire, e se possibile, prevedere i rischi connessi al progetto e che rischiano di influire sul successo del progetto stesso.
Senza mai dimenticare l’importanza della reportistica e del follow-up; il PM, infatti, deve concludere il progetto e valutarne il successo, creare una relazione finale che descriva il progetto, le sue attività e i suoi risultati.
Un ruolo di enorme importanza
In conclusione, quindi, chi è e cosa fa il Project Manager? Possiamo dire che è una figura che è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Organizza, coordina, monitora e valuta l’intero ciclo di vita di un progetto per garantirne il raggiungimento degli obiettivi. Il PM è un pianificatore e un coordinatore attento e capace di mediare fra le esigenze del cliente e del team. Un Project Manager esperto e capace e garanzia del successo di un progetto.
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