Il grande nemico: l’improvvisazione

Prima di vedere qual è il segreto per migliorare organizzazione e produttività, vediamo qual è il grande nemico di questo obiettivo. Non ci perdiamo in chiacchiere e identifichiamolo subito, con nome e cognome: l’improvvisazione. Declinata su tempi e modi di lavoro. Improvvisare è pericoloso per chi produce e punta alla qualità, perchè non avendo chiari un percorso e una tabella di marcia (che sia quotidiana o settimanale) si rischia, in maniera classica, di voler fare tutto e di farlo (parzialmente) male.

Semplice, semplicissimo spiegare perché l’improvvisazione è nemica della produttività e dell’organizzazione: rende difficile ricordare le cose, dimenticando appuntamenti, scadenze e altri impegni importanti. E cosa si cela dietro a questi ritardi? Perdere opportunità e grandi occasioni.

In secondo luogo, non sapere cosa va fatto e quando, ci risulterà sempre molto difficile pianificare il nostro tempo in modo efficiente, con la conseguenza di un enorme spreco di risorse e di possibilità. In ultimo, ma non per importanza, l’improvvisazione rende difficile concentrarsi. Ed ecco che, in mancanza di certezze operative e di tempi, ci sentiamo facilmente sopraffatti e stressati. L’errore, qui, è dietro l’angolo.

Migliorare organizzazione e produttività: calendarizzare!

Eccoci qui, dopo un breve excursus su cosa non bisogna fare per aumentare organizzazione e produttività, a capire cosa invece occorre fare. Qual è il segreto per lavorare meglio e, paradossalmente, avere più tempo e di qualità per se stessi. La calendarizzazione (schedulare come dicono molti) è una scelta di enorme importanza, specie in determinati contesti. Ma perchè calendarizzare le attività? Perchè costruire un solido programma operativo che ci permetta di dare ad ogni task il suo tempo? Vediamo 5 punti grazie ai quali potremo capire meglio l’importanza della calendarizzazione:

• Calendarizzazione ci permette di non dimenticare appuntamenti e impegni.
• Calendarizzare significa pianificare le attività in modo efficiente, così da poter raggiungere gli obiettivi senza spreco di tempo.
• Avere un calendario ci permette di tenere traccia dei progressi e, in caso, modificare ciò che ci allontana dall’obiettivo.
• Calendarizzare significa spazio per collaborare con gli altri, incastrando i rispettivi impegni.
• Infine, calendarizzare è ridurre lo stress, grazie ad una visione d’insieme chiara ed efficace.

Calendarizzare le attività è un’abitudine semplice, se ci pensiamo, ma può avere un impatto assai significativo sulla propria vita non solo professionale ma anche e soprattutto personale. Migliorare organizzazione e produttività sarà solo uno dei benefici che si possono ottenere dalla scelta di dare un tempo ad ogni cosa.

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Variabili, risorse e budget: cosa fa il Project Manager

Il ruolo del Project Manager è strutturato, complesso e per questo assai impegnativo; il suo compito primario è tenere sotto controllo diverse variabili, tra cui:

• Lo scopo del progetto
• Le risorse necessarie
• Le scadenze
• Il budget
• Gli stakeholder
• I rischi.

L’obiettivo principale del PM è garantire che il progetto sia completato con successo, ma sempre nel rispetto dei requisiti e delle norme di qualità. Quello del rispetto dei parametri è un caposaldo imprescindibile per un buon Project Manager, un obiettivo che non si può mai disattendere.

Progetto, obiettivi e indicatori di successo

Andiamo più nel dettaglio e cerchiamo di analizzare gli elementi chiave di questa attività; in primis il Project Manager deve definire il progetto e definire i suoi obiettivi e gli indicatori di successo. Gli indicatori di successo di un progetto possono essere moltissimi e di varia natura, ovviamente variabili in relazione al progetto stesso. Ma ce ne sono alcuni che sono universalmente riconosciuti:

• grado di soddisfazione dell’utente
• rispetto delle tempistiche
• qualità del lavoro svolto
• efficacia degli strumenti utilizzati
• capacità di raggiungere gli obiettivi prefissati

La soddisfazione dell’utente

Questo indicatore misura il grado di felicità e apprezzamento degli stakeholder e degli utenti finali del progetto. Le metriche sono molte, ma ad esempio come il numero di feedback positivi ricevuti e il tasso di interazione degli utenti può dirci molto in tal senso.

Il rispetto delle tempistiche

Questo indicatore misura il grado di rispetto delle scadenze e del tempo dedicato alle attività del progetto. Rispettare le tempistiche è fondamentale e questo lo si fa, in maniera assoluta, monitorando le tempistiche del progetto e pianificando così da gestire al meglio le risorse e formulare un piano d’azione che garantisca il successo del progetto.

La qualità del lavoro

Questo è un altro importante indicatore di successo di un progetto; esso misura l’efficacia del lavoro svolto, la precisione nell’esecuzione e la correttezza nei processi di acquisizione e di presentazione delle informazioni.

L’efficacia degli strumenti utilizzati

Questo è un indicatore di successo da non sottovalutare; un’analisi attenta dei dati, una progettazione accorta e la scelta dei migliori strumenti sono essenziali per il successo del progetto. usare gli strumenti adatti e usarli bene è garanzia di velocità e di efficacia in un progetto. Due elementi che come detto sopra sono il passaggio fondamentale per un’attività di Project Management di successo.

Pianificazione, budget e esecuzione

Nel nostro breve viaggio alla scoperta di chi è e cosa fa il Project Manager, non può mancare la pianificazione. Il PM deve pianificare le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto, così da avere di fronte a sé un calendario preciso ed efficace delle tappe da percorrere e delle azioni da mettere in campo.

C’è poi il capitolo clou, il cuore pulsante di ogni attività progettuale ovvero il budget. Il budget serve per definire il quadro di spesa e stabilire le risorse necessarie per completare il progetto con successo, identificare le risorse necessarie come il personale, le attrezzature e il tempo. Insomma, tutto ruota intorno al budget. E avere un budget ben costruito e soprattutto sostenibile è fondamentale.

Al Project Manager, che come vediamo è figura trasversale, corre l’obbligo di organizzare e coordinare gli sforzi e le attività del team per portare avanti il progetto. Il che porta con sé la definizione di ruoli e responsabilità, oltre che di un piano di lavoro dettagliato e aderente a budget e pianificazione.  Deve tenere sotto controllo le scadenze, il budget e il progresso del progetto. Oltre ad individuare e gestire, e se possibile, prevedere i rischi connessi al progetto e che rischiano di influire sul successo del progetto stesso.

Senza mai dimenticare l’importanza della reportistica e del follow-up; il PM, infatti, deve concludere il progetto e valutarne il successo, creare una relazione finale che descriva il progetto, le sue attività e i suoi risultati.

Un ruolo di enorme importanza

In conclusione, quindi, chi è e cosa fa il Project Manager? Possiamo dire che è una figura che è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Organizza, coordina, monitora e valuta l’intero ciclo di vita di un progetto per garantirne il raggiungimento degli obiettivi. Il PM è un pianificatore e un coordinatore attento e capace di mediare fra le esigenze del cliente e del team. Un Project Manager esperto e capace e garanzia del successo di un progetto.

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